あと3ヵ月もすれば12月です。年末と言えば年賀状を準備する時期。
今回は、上司へ送る年賀状の書き方について
そのルールをお伝えしたいと思います。
「上司に年賀状を書くのは一昔前の話だ」
なんて簡単に片付けてはいけません。
普段は恥ずかしくて言えない自分の思い、
これから頑張って成長したという意思を、
上司に改めて伝えることができるのは、とてもありがたいチャンスなのです。
この機会に年賀状のマナーを学び、
お世話になっている上司や先輩に日ごろの感謝を伝えてみませんか。
上司への年賀状の宛名に役職はいる？
まずは年賀状の表面の書き方から紹介したいと思います。
表面は宛名を書く方です。
会社あてに手紙を出す場合、相手の部署や役職を書きますが、
個人宅に年賀状を出す場合には、役職は不要です。
「○○様」と、様だけを付けた普通の書き方で結構です。
ここで、宛名を書く上での注意点を幾つか紹介したいと思います。
◎宛名は手書きで書くのが基本。
宛名書き用の便利なソフトがたくさん出ていますが、敢えて手書きを選びましょう。
また、差出人の住所氏名もできれば手書きが良いと思われます。
◎相手の住所や名前などの漢字は絶対に間違えないこと。
とても失礼にあたります。もし間違えてしまった場合には、
修正テープや訂正線は絶対に使ってはいけません。
新しいハガキで書き直してください。
間違えたハガキは郵便局で手数料を支払えば交換してくれます。
◎縦書きが基本
年賀状は縦書きが基本です。
でも、わけあって裏面を横書きしたのなら、そこは統一した方が良いと思います。
◎宛名は筆ペンで書くこと
原則は筆ペンです。でも苦手な方は、万円筆やボールペンでも良いそうです。
◎直属の上司でないのなら自分の部署名を書くこと
例外的な場合ですが、他部署の上司に送る場合、
自分の身分を明らかにするために、
自分の部署名を差出人欄に添えると親切だと思います。
以上のポイントを踏まえて、常識のある表面を完成させましょう。
上司への年賀状の文章はどういうのが良い？
この章では、年賀状の裏面の書き方について紹介します。
裏面は本文です。ハガキは書ける内容に限度がありますので、
下の手順に従って、必要なことを書いていけば良いと思います。
新年を祝う言葉
例）謹んで新年のお慶びを申し上げます
※「おめでとう」という言葉が使えないときがあります。
上司が入院中であったり、被災されたりしたときです。
その場合は「謹んで年始のご挨拶を申し上げます」と書きましょう。
※賀正 迎春 新春など「謹んで」という文字が入らない賀詞は
上司に対しては使わないようにしましょう。
「謹んで」または、「恭しく」が入っていればOKです。
昨年お世話になったお礼
例）旧年中は大変お世話になり、ありがとうございました。
※去年という漢字は使わってはいけません。
近況報告と展望
例）配属先が変わり不安もありましたが尊敬できる先輩に出会え、
指導して頂けるチャンスに恵まれたことに感謝し、精進していきたいと考えています
※ここが上司に対してアピールする場です。
ネットからのコピペはやめて、自分の気持ちを自分の言葉で表現しましょう。
新年の先方の健康や発展を祈る言葉
例）ご家族の皆様のご健康とご多幸をお祈り申し上げます
新年のお付き合いや支援をお願いする言葉
例）本年もご支援ご指導の程、宜しくお願い申し上げます
※文面を通して、朽ちる 古い 乱れるなどの縁起の悪い言葉は使わないようにしましょう。
※一般的な手紙に使う、頭語と結語（拝啓、敬具など）、時候の挨拶などは不要です。
※句読点は打ちません。
ここに挙げたものは一般的な文例です。
これを完全にコピーしたのではつまらないですし、
ステレオタイプの文句では上司も見飽きていて、
印象に残らないのではないでしょうか。
せっかく書くのですから、自分の思いをきちんと言葉にして
伝えられると良いですね。
特に近況報告と展望の欄では新年の抱負を添えるなどして、
意欲を見せればアピールにもなりますね。
上司への年賀状で住所を知らない場合はどうしたら？
昨今では「個人情報保護」の観点から住所録を配布する会社が減りました。
上司に送りたいと思っているものの、
上司の住所がわからない場合はどうすれば良いでしょうか。
一番の解決策は「直接、上司に聞くこと」です。
その際、社内メールは使わず、“直接”聞くことが重要です。
例えば、「年賀状を出したいので、
差支えなければご住所を教えて頂けませんでしょうか」
というような内容であれば問題ないと思います。
上司から「良いよ」という回答を得られれば、
「お忙しいところすみません」と付け加えましょう。
上司個人の価値観・考え方によりますが、
若い部下が「年賀状を出したい」と懇願すれば、
よほどの理由がない限りOKしてくれるはずです。
従って、くれぐれも失礼のない態度で聞きましょう。
失礼にならないポイントはこちら側がお願いする立場だということを認識することです。
年賀状を早く出したくて焦っていたとしても、
決して強要しないこと、そして急がせないことです。
また、若い人ほど対話よりメールを選択してしまう傾向にありますが、
特に年配の方の中には、メールという手段を好まない方がいらっしゃいます。
メールはここ10年から20年ほどで一般的になった連絡手段です。
それ以前はと言えば、直接会って話すか、電話で話すのが普通でした。
ですから、年配の方の中には、文面のみで伝える
メールという手段に馴染めなかったり、
その手段を選ぶことに対して、マナー違反や
非常識という印象を持ったりする場合があります。
また、純粋に手抜きの感じが出てしまうことも否めません。
ですから、何事においても、お伺いを立てる場合には、
できるだけ手間のかかる手段を選ぶことをお勧めします。
言葉は悪いですが、面倒臭ければ面倒臭いほど
誠意は伝わるということです。
会社によっては、総務部などの管理部で
住所録を用意している可能性もあります。
その場合は担当部署に住所録を見せてもらえないか打診しても良いですが、
住所を教えた覚えのない部下から突然年賀状が届いたら、
驚いたり不審に思ったりするかもしれません。
また、その上司が喪中である可能性も皆無ではありません。
入社1年目では知識、情報、経験すべてにおいて未熟ですから、
そういった状況を考慮し、臨機応変に対応するのは難しいと思いますので、
「住所録が配られなければ、とりあえず上司に直接聞く」というやり方が賢明だと思います。
まとめ
最近は虚礼廃止の風潮が広まり、
年賀状をやめるようにと指示する会社も増えてきているようです。
「虚礼」とは、読んで字のごとく、
「形だけの心のこもっていない、意味のない儀礼」という意味です。
政治家のお中元やお歳暮の習慣に対して使うのなら理解はできますが、
社内の年賀状にこの言葉を使うのは少し寂しい気もします。
確かに、何千人も働く大企業では、
「いちいちみんなに年賀状を書いていられない」という時間的な問題もあるでしょうし、
「あの人に書いて、この人に書かない」というような
差別的な問題も起こってくるのかもしれません。
そして、「で、あれば年賀状自体を会社で廃止しよう」という動きが
出てくることも納得の流れです。
でも、年賀状の根本には、「お世話になった人への挨拶」
という純粋な思いもあるはずです。
そして、それは決して「虚礼」ではないと言いたくなってしまいます。
年賀状を禁止している会社では仕方ありませんが、
そうでないのなら、是非一度、お世話になっている上司や
先輩に年賀状を書いてみてはいかがでしょうか。
年賀状を送る人が減っている昨今、
新年の挨拶をメールで済ませるシーンもしばしば見受けます。
そんな時代だからこそ、手書きの年賀状は心に残ります。
面倒だと言わずにあなたの思いを伝えてみてください。
たった52円で買えるチャンスなのですから。
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